Как написать письмо с предложением.
Пишем клиенту

В деловой переписке встречаются разные типы писем – в зависимости от контекста, цели и типа адресата. Например, выделяют сопроводительные письма, которые вводят адресата в суть вопроса – делового предложения, а также презентуют саму компанию или ее представителя. Цель создания таких писем – познакомить читателя с основной информацией. Поэтому при написании вы можете использовать разные форматы в зависимости от того, о чем хотите рассказать адресу. В таких письмах важна интонация — убедительный тон. Отмечают несколько форматов содержания делового письма:
— Краткий обзор информации, связанной с деловым предложением,
— Подробное рассмотрение проблемы, для решения которой делается предложение,
— Дополнительная информация о вашей экспертизе и квалификации, успешных кейсах компании и т.п.,
— Информация о времени и стоимости, требуемых для выполнения работы,
— История компании, если это необходимо.

Готовите ли вы письмо с предложением или отвечаете на такое сообщение, вам необходимо хорошо разбираться в теме и сути вопроса, о котором вы пишете. Перед созданием делового письма важно провести исследование темы и подготовиться. Можно также адаптировать свой стиль под стиль речи вашего адресата: это ключевой момент – помочь читателю понять каждый аспект вашего письма.
Правильно поставленные коммуникации в бизнесе имеют ключевое значение, если вы хотите добиться своей цели. Сочиняете ли вы обычное деловое письмо или отправляете предложение клиенту, очень важно уметь передать ваши мысли соответствующим образом. Независимо от того, о чем вы пишите в сообщении, главное, чтобы ваша аудитория поняла вас правильно и дала положительный ответ.

Чтобы написать удачное и эффективное деловое предложение, есть несколько полезных рекомендаций:

• Правильный формат. Если вы выбрали неверный формат, ваше письмо не впечатлит адресата. Используйте фирменный бланк или подпись, включающую ваши имя, адрес, контактную информацию и т.п. В начале письма перед формулировкой сути предложения необходимо поставить корректный заголовок и приветствие.
• Начните правильно! Помимо верного заголовка и приветствия, важно не ошибиться с указанием имени адресата. Первый параграф вашего письма может содержать справочную информацию, чтобы коротко ввести читателя в курс дела. Например, если вы делаете бизнес-предложение, то в начале письма можно дать короткое резюме о сути самого предложения. Это даст адресату краткое представление о содержании письма.
• Укажите цель. Очень важно рассказать о цели вашего делового сообщения: помочь адресату понять мотив письма. Не усложняйте свое сообщения лишними деталями. Но это не значит, что вы должны упустить существенную для вашего предложения информацию. Укажите основные условия, связанные с сутью вашего делового предложения.
• Доверие и благодарность. Поблагодарите адресата за потраченное на чтение письма и уделенное изучению вашего предложения время. Убедитесь, что концовка письма верная. Выражения «Искренне» и «С уважением» могут использованы в деловой переписке.
• Если ваше письмо с предложением подготовлено от имени компании и адресовано клиенту, то оно должно содержать список преимуществ, которые получит сам клиент от продолжения общения с вами. Такое сообщение обычно содержит все необходимые детали, которые необходимо знать клиенту о вашей компании.

Когда вы приступаете к созданию делового письма, можно воспользоваться несколькими общими рекомендациями, которые помогут в деловой переписке и коммуникациях с клиентами:
— Не допускайте грамматических ошибок в письме к клиенту,
— Дайте клиенту все детали, которые ему могут понадобиться,
— Используйте простой и понятный стиль языка,
— Формулируйте суть дела в формате пунктов, списка: так легче воспринимается информация,
— Не путайте клиента,
— Убедитесь, что вы объяснили все четко и понятно.

© «ЖиШи»