Культура делового общения и этикет включают много аспектов. Один из них – письменные коммуникации. Об уровне профессионализма говорят не только умение держаться на публике, вести беседу, презентовать себя. Качественно составленное деловое письмо – такой же показатель уровня культуры и профессионализма человека. И оно нередко имеет намного большую силу, чем слова. Ведь хорошее письмо умеет убеждать, вдохновлять, увлекать идеями. Оно формирует имидж, поддерживает репутацию, стимулирует уважение к вам и к тому проекту или компании, которую вы представляете.

Опытные профессионалы скажут, что знают все о деловой переписке. Ведь это ежедневная рутина каждого работника, будь то сотрудник офиса или фрилансер. Но есть моменты, о которых мы забываем или не принимаем во внимание. Проверьте себя, знаете ли вы основные правила качественной деловой переписки (отправки писем по электронной почте):

  • Письмо должно начинаться с обращения «Доброе утро (день, вечер)!». И никаких фраз типа «Доброго времени суток…» или «Привет!». Подобные выражения – признак разговорного стиля речи, который недопустим в деловой переписке. Даже если ваш адресат – давно и хорошо знакомый партнер, с которым вы на «ты». И в этом случае лучше придерживаться критериев делового стиля письма, а дружеское «Чао!» или «Привет!» перенести на время личной встречи за чашкой кофе.
  • Легкость и четкая структура письма. Деловая переписка – это не талмуд о достижениях компании, а четкое и ясное обозначение цели вашего обращения к адресату. Поэтому предложения должны быть короткими (так лучше воспринимается любой текст), а само письмо иметь четкую структуру. Разделите текст на смысловые блоки визуально: обращение, введение, цель письма, суть вашего вопроса или предложения, короткие комментарии и сопроводительная информация (ссылки, вложенные фото или документы), резюме (вывод) и финал.
  • Не только краткость – сестра таланта, но и простота. Старайтесь в переписке не использовать сложных определений, специализированных терминов и иностранных слов. Даже если вы уверены, что ваш адресат знает значение всех этих выражений, избегайте груза «заумных» фраз. В стремлении показаться умным и знающим много можно попасть в неловкую ситуацию. Вы будете выглядеть глупо, если какое-то выражение имеет и другое значение – о чем вы не имеете понятия, но знает ваш партнер по переписке.
  • Грамотность как основа качественного письма – гарантия того, что вас правильно поймут. Это не просто принцип «быть грамотным – правильно». Это не только показатель вашего профессионализма и уровня образования. Это еще и важный инструмент, который помогает донести главную мысль письма. Всем известный пример «казнить – нельзя – помиловать», когда от постановки знака препинания меняется значение, хорошо демонстрирует это. Паронимы (сходные по звучанию слова, но разные по значению), лишние или неправильно расставленные запятые, ненужные восклицательные знаки – это и многое другое может ввести в заблуждение вашего адресата. Вы хотите, чтобы вас правильно поняли? Тогда перед отправкой письма проверяйте наличие грамматических ошибок. Не доверяйте автоматическим программам: они часто ошибаются, так как не понимают контекста переписки.
  • Кстати, о восклицательном знаке. В последнее время у многих он стал любимым знаком препинания: восклицательный ставится почти в каждом предложении. Это неправильно. Пунктуация используется не только для того, чтобы передать смысл и значение. Она подчеркивает и интонацию. Представьте картину: вы сидите перед компьютером и пишите письмо с улыбкой до ушей и выпученными от радости глазами. Именно такой ваш образ может возникнуть у адресата, когда он получит от вас письмо, разбавленное массой восклицательных. Будьте осторожны с этим знаком препинания. Особенно в деловой переписке.
  • Никакого «капслока». Это правило продолжает предыдущий пункт: часть текста, выделенная большими буквами, может создать неправильное впечатление об интонации вашего делового письма. Если вы хотите выделить текст, используйте для этого простые инструменты: жирный шрифт, подчеркивание, курсив.
  • Оформление письма – важный момент. Помимо правильно структурированного текста, разбитого на логические блоки, важно и визуальное сопровождение. Логотип, фирменная (корпоративная) подпись, единый стиль и шрифт текста – все это вместе помогает усилить положительное впечатление о вашем письме.
  • Любимые многими готовые шаблоны писем надо использовать с осторожностью. Конечно, это очень удобный и полезный инструмент коммуникации с клиентами и партнерами, особенно когда их большое количество. Но важно уметь пользоваться шаблонами. Берите только структуру, но адаптируйте ее под конкретного адресата. Это не значит, что достаточно поставить только имя. Относитесь уважительно к своей работе, к себе и к тем, с кем вы общаетесь. Шаблон письма делается не для того, чтобы его копировать и отправлять в первозданном виде. Он используется, чтобы быстро составить структуру письма, а наполнение необходимо делать уникальным под каждого адресата.
  • Заканчивая письмо, не используйте выражения из разговорной речи. Достаточно будет поставить «С уважением…» или «С наилучшими пожеланиями…» и добавить контактную информацию (имя, номер телефона и другие данные для связи с вами).
  • Тему письма обозначайте коротко и ясно. Заголовок должен содержать не более четырех слов. Если вы отправляете письмо не на личный, а на общий электронный адрес, обозначьте в теме название отдела или имя человека – кому и куда адресуется письмо.
  • Отвечать на письмо важно в день получения. Даже если у вас пока нет ответов на вопросы отправителя, поблагодарите его и напишите, что ответите позже. Если вы все-таки не успели отправить ответное письмо день в день, позвоните и извинитесь.
    Это элементарное правило вежливости. Это знак вашего уважения к партнеру или клиенту. Это залог вашей хорошей репутации. При ответе на письмо обязательно используйте функцию «Re» (с английского – reply, то есть «ответ»). Так сохранится история вашей переписки с конкретным человеком.
  • Немногие знают, что заканчивать переписку должен тот, кто ее начал. Возьмите это на заметку.
  • Перфекционизм. Как бы вы к нему ни стремились, совершенства не достичь. Людям свойственно ошибаться. Это естественно. Важно не зацикливаться на процессе доведения до идеала, а уметь исправлять ошибки. Если вы допустили оплошность в письме (это может быть грамматическая, фактическая или смысловая ошибка), и оно уже улетело адресату, – просто напишите второе сообщение с извинением.

Качественное письмо – это искусство убеждать и вдохновлять других. Это ценность, которую вы создаете. Это ваш имидж и репутация. Наконец, это гарантия вашего профессионального роста и успеха.

© «ЖиШи»

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

ПОДЕЛИТЬСЯ