8 правил успешной деловой переписки

Деловое письмо – один из главных инструментов бизнес-коммуникаций. Деловая корреспонденция позволяет устанавливать новые связи, организовывать встречи, договариваться о сотрудничестве, формировать новые союзы, завоевывать клиентов и партнеров.
Подготовка самого письма начинается с того, что мы определяем основную тему, вопросы и пункты, которые будут содержаться в нашем послании. Бизнес-корреспонденция не всегда подразумевает использование строгого делового тона и стиля. Но и здесь важно соблюдать нормы делового этикета. Есть несколько базовых принципов, которые помогут вам сориентироваться и выбрать правильную интонацию делового письма, верный стиль и слова:

Первое правило: краткость и лаконичность. Помните, что большинство из нас загружены на работе и ограничены во времени. Особенно, бизнесмены высокого уровня, руководители и владельцы компаний. Независимо от того, кем является ваш адресат, он точно не захочет тратить массу времени на чтение ваших длинных опусов. В деловой переписке важны точность и акцент на основной идее. Поэтому откажитесь от лишних деталей и подробностей, оставьте в письме только самое главное. Тот, кто умеет коротко и по существу излагать свои мысли письменно, точно добьется успеха. Ни вам, ни вашему адресату не стоит тратить время и деньги (тратя время, вы тратите деньги) на создание длинных писем. Краткость гарантирует, что ваше письмо поймут верно. Поэтому постарайтесь следовать следующим рекомендациям: избегайте клише и банальных выражений, включайте только соответствующие теме письма данные, факты и цифры, избегайте длинных описаний и повторений.

Второе правило: корректность. Это один из главных принципов любых деловых коммуникаций, письменных или устных. Чтобы соблюдать вежливость и быть корректным необходимо учитывать следующие моменты:
— выбирайте наиболее точные слова, отражающие то, что вы хотите донести до адресата;
— используйте вежливые формы обращения, соответствующий стиль языка;
— сохраняйте единый тон на протяжении всего письма: не меняйте интонацию, не переключайтесь с одного человека на другого (даже если в копии письма стоит третий человек или несколько), обращайтесь только к одной персоне (главному адресату);
— изменяйте структуру предложений, чтобы они не становились похожими друг на друга;
— не забывайте о грамотности письма — правильной грамматике, пунктуации, разделении текста на абзацы, оформлении.

Третье правило: четкость и ясность. Это касается той же самой вежливости, корректности, внимательности, а также ясности мыслей и их краткости. Используйте понятные и простые слова, которые наиболее часто употребляются в вашей среде. Желание выделиться или блеснуть своими знаниями, используя слишком сложные определения и слова, может негативно сказаться на результате: адресат вас просто не поймет. Пунктуация, о которой уже было сказано выше, также помогает внести в письмо ясность и структурированность. Помимо этого, изображения, таблицы, графики и другие визуальные элементы способствуют лучшему восприятию информации адресатом.

Четвертое правило: полнота и завершенность. Независимо от того, какой формат имеет деловое письмо (СМС-сообщение партнеру, напечатанное письмо или электронная переписка), оно должно содержать цель и обозначать причину (зачем вы пишите это письмо). Включая вопросы, волнующие самого адресата, в письме необходимо обозначить другие детали: варианты решения проблемы, мнения разных сторон, прогнозы и т.п. Полноту картины помогают создать именно эти элементы. Поэтому ваше письмо должно отвечать на несколько простых вопросов: Что? Кто? Почему? Когда? Где?

Пятое правило: конкретность. Деловое письмо должно содержать только конкретные, четкие определения, без лишних амбиций и эмоций, метафор, превосходной степени. Используйте только проверенные цифры, факты, данные. Избегайте таких слов, как «скоро», «быстро», «немного» и т.п. Вместо этого употребляйте только четкие понятия, глаголы действия.

Шестое правило: учтивость. Этот принцип является продолжением правила о вежливости, но включает и свои особенности. Учтивость подразумевает не только использование соответствующих форм вежливости в переписке, но и, например, оперативные ответы на письма вам. Учтивость улучшает и укрепляет любые взаимоотношения, а также формирует доброжелательность. Чтобы ваше письмо стало учтивым посланием, необходимо быть внимательным и тактичным. Обдумывайте каждую свою формулировку: ни одна фраза не должна вызвать негативные эмоции, обиду. Придерживайтесь культуры делового общения. Учтивость в переписке включает и извинения за допущенные вами ошибки (грамматические, смысловые, фактические, например, вы случайно перепутали имя адресата).
Сложные и неприятные ситуации, которые с нами могут происходить в повседневной жизни, нередко вызывают у нас самих же негативные эмоции, стресс, недовольство. Но в бизнесе и деловом этикете это недопустимо: необходимо уметь сдерживать себя и оставаться вежливым, тактичным в любой ситуации. Можно сказать, что неприятности – это проверка нашей учтивости.

Седьмое правило: отзывчивость и чуткость. Это связано с эмпатией, отношением к окружающим, гибкостью и толерантностью к позиции других людей, пониманием человеческой природы. Когда вы пишите письмо, следите за языком переписки, думайте о том, какой будет реакция адресата на ваши слова, какие он будет испытывать эмоции и желания, какие идеи и мысли будут рождаться во время чтения вашего послания. Чтобы показать свое внимание и проявить чуткость, выделяйте в письме больше его, адресата («Вы»), чем себя («Я»). Старайтесь делать акценты на позитивных аспектах темы, даже если есть негативные моменты. И, конечно, всегда говорите правду. Подчеркните это в письме.

Восьмое правило: уверенность. В каждой строчке вашего письма должна сквозить уверенность в себе и в своих словах. Чтобы продемонстрировать ее, необходимо использовать только оптимистичный и позитивный тон, который заставит поверить адресата в то, что все проблемы и сложные вопросы вы точно сможете решить. Когда вы верите в себя – это заметно в письме, а само ощущение уверенности передается и адресату.

Все эти приемы работают в комплексе. Не забывайте также и о том, что важно быть всегда позитивным, решительным и целеустремленным, уверенным в своей правоте. Поэтому стоит избегать таких фраз, как «Я надеюсь…», «Почему нет…», «Если…», «Я верю…» и т.п. Используйте только простые и четкие формулировки, которые приведут вас к желаемой цели письма. Верьте в себя – и у вас все получится!

© «ЖиШи»