Как правильно формулировать задачи, чтобы вас поняли

Умение держаться на публике, выступать перед аудиторией на мероприятии, вести переговоры – необходимые навыки для любого профессионала. Помимо грамотной речи и хорошей дикции, здесь важны и правильная мимика, жесты, язык тела. Об этом много говорят и пишут. Но забывают об одном. Есть еще одна сторона рабочего процесса, где также нужна способность грамотно управлять своей речью.
Общение между коллегами и коммуникации с сотрудниками – важная часть профессиональной жизни. И ключевые моменты здесь – умение доносить свои идеи четко и ясно, способность формулировать задачи понятно. Чтобы и результат был соответствующим. Не случайно говорят, что успех выполнения задачи зависит не только от сотрудника, но и от умения руководителя формулировать ее.

Независимо от профессионального и должностного статуса, каждому человеку необходимо придерживаться простых правил. Во-первых, говорите легче. Используйте более короткие и простые слова. Не существует абсолютно похожих людей. Мы все уникальны: развиваемся в своем окружении, имеем свой опыт и образование, свой путь развития. Поэтому у каждого человека формируется уникальный лексикон и стиль речи. И в деловой среде, где так много разных характеров и типажей, особенно важно общаться на максимально понятном языке. Только простые слова, короткие предложения. Чтобы вас понимали все и всегда.
Если вы хотите стать тем, за кем идут люди, — говорите четко. Не мямлите и не прожевывайте слова. Каким бы странным это ни казалось, но правильная артикуляция вызывает уважение и доверие. Так, простые по смыслу слова и их понятное произношение станут гарантией того, что вас поймут правильно. Это значит, оказаться «на одной волне» с коллегами и получить отличный результат от подчиненного. И помните про тональность. Одно слово или фраза, сказанные с разной интонацией, могут иметь разное значение.

Во-вторых, практикуйте паузы. Здесь есть два момента. Это помогает собраться с мыслями и хорошо обдумать то, что вы собираетесь сказать. Плюс пауза подчеркнет важность конкретных слов. Поможет сделать акцент на вашей ключевой мысли. Так, коллеге или подчиненному станет понятно, на что обратить особое внимание.

В-третьих, подбирайте правильно и интонацию, и сами слова. Ведь это влияет не только на смысл (как поймет другой человек), но и на эмоции (как отреагирует человек). Что может отразиться на поведении вашего коллеги или сотрудника, его мотивации и вовлеченности. Выбирайте тот стиль языка, который будет вызывать у собеседника нужные для вас эмоции.

Эти общие правила можно подкрепить еще несколькими полезными советами, которые помогут вам в общении с коллегами и сотрудниками:

• Тренируйтесь. Записывайте себя на аудио или видео. Полезно получать оценку со стороны. Но намного лучше (и эффективнее) посмотреть на себя самому. Так вы увидите свои ошибки и слова, сказанные не к месту, корявости и неправильные формулировки. Но главное, сможете определить, понятно или нет вы ставите задачи. А вдруг вы формулируете их так, что не поняли бы и сами?
• Впитывайте то, о чем и как говорят ваши коллеги и сотрудники. Больше наблюдайте и слушайте. Так вам станет легче подстраиваться под их стиль общения и говорить на понятном для них языке.
• Всегда показывайте уверенность и серьезность своих слов. Если другой человек не почувствует этого, то, вероятнее всего, проигнорирует информацию или несерьезно отнесется к задаче.
• Если вы привыкли говорить прямо и открыто, это не значит, что в этом же стиле будут общаться и другие. Для прямого ответа создайте соответствующую обстановку — удобное время и место.
• Показывайте коллегам и подчиненным пример. Конечно, если вы хотите, чтобы вас понимали правильно и ваши задачи выполнялись качественно. Говорят так: «Скажите мне что-нибудь — и я забуду об этом сразу. Но покажите мне что-то — и я никогда этого не забуду».
• Используйте жесты и язык тела, чтобы подчеркнуть ценность и серьезность своих слов. Это необходимо не только во время выступления на мероприятии или на переговорах. Так, перед совещанием или при встрече с коллегами и сотрудниками задумайтесь о том, как вы выглядите. Важно не только то, что вы собираетесь сказать. Важно и то, как при этом вы смотритесь со стороны: не напряжены ли ваши плечи, не хмуритесь ли вы. Вы можете не ощущать и не видеть этого, пока не обратите на это внимания. Помните, что любые коммуникации между людьми можно условно разделить на три части, где больше 50% — это язык тела, а интонация и сами слова – все остальное.

Развивайте свою речь постоянно и расширяйте свой бизнес-лексикон. В этом помогает расширение связей и знакомство с новыми людьми. Больше и чаще общайтесь с профессионалами и экспертами из разных сфер, с талантливыми и одаренными людьми. Или работайте с коучем, тренером. Ведь так вы сможете получать обратную связь, наблюдая со стороны, как совершенствуется и развивается ваша речь.

© «ЖиШи»