Культура деловой беседы

Успешно проводить деловые встречи любого жанра (собрание команды, совещание менеджеров компании, переговоры с клиентами) – настоящие искусство. Важно не только уметь организовать процесс, но и достойно провести само событие. И главное здесь — четкая цель. Знать, чего вы хотите, к какому результату планируете прийти. Никогда не начинайте встречу без четкого понимания повестки – темы обсуждения, перечня вопросов и цели. При этом важно ставить приоритеты: обсуждать сначала главное, потом второстепенное. Но достигая цели, всегда соблюдайте нормы этикета и основы делового общения.

Каждый из форматов — переговоры, собрание, встреча — имеет ряд специфических особенностей. Но при этом есть общие правила, которые необходимо взять во внимание любому профессионалу, постоянно участвующему в деловых мероприятиях и встречах:

• Расположите собеседника к себе заранее. Узнайте больше о нем и расскажите о себе. Вы окажетесь на переговорах в выгодном положении, если другие участники относятся к вам благосклонно не только как к профессионалу, но и просто как к хорошему человеку. Во многих странах, включая Россию, часто успех встречи основывается на доверии. Поэтому перед сложными и серьезными переговорами организовывается целая серия небольших полуформальных встреч, где участники знакомятся и узнают друг друга.
• Независимо от степени вашей вовлеченности или вашей роли в рамках конкретной деловой встречи, всегда готовьтесь к ней. Особенно если это общение с клиентом или партнером. Импровизация хороша, но только если вы настоящий гуру переговоров – профессиональный «переговорщик» с многолетним опытом. Деловое общение — искусство, которому нужно учиться.
• Правило, которому нас учат еще в школе, — никогда не опаздывайте. Пунктуальность – необходимый атрибут успешной деловой встречи. Если вы покажете хороший пример аккуратности со временем, то и окружающие — коллеги, подчиненные, партнеры – подтянутся за вами. Очень важно донести мысль, что пунктуальность — ключевой момент успеха деловой встречи. Отнеситесь с уважением к своему времени и времени других людей.
• Краеугольный камень любых переговоров – тайминг. Правильная организация встречи и соблюдение регламента поможет провести ее более эффективно. Вы знали, что 25-30 минут – это идеальная продолжительность для любой встречи? Но если это сложные и долгие переговоры, делайте перерывы: каждый отрезок обсуждения (не более 2 часов) завершайте отдыхом (20 минут). Кстати, встреча пройдет продуктивнее, если вы заранее предупредите всех участников о повестке и попросите подумать над своими вопросами. Это повысит вовлеченность людей, а также поможет соблюсти тайминг.
• Уловите и поддержите ритм переговоров. Это значит: больше слушать, чаще смотреть в глаза собеседнику (подробнее об этом в другом материале «ЖиШи» — «Что важно знать для успешных переговоров») и следить за процессом. Иногда лучше промолчать. Дайте свободу и время на размышление каждому участнику встречи. Задавайте вопросы, когда для этого будет обозначено специальное время. Высказывайтесь только после того, как закончит другой человек.
• Никогда не перебивайте собеседника. Многие считают, что это инструмент жестких переговоров, но это не так. На самом деле перебивать – нарушать этикет встречи. Не говоря уже о том, что это признак элементарной невоспитанности. Даже если вы не согласны со словами другого человека, дослушайте его выступление.
• Учитесь менять свое мнение. Какими бы категоричными ни были ваши убеждения, учитесь во время дискуссии понимать и принимать чужую точку зрения, находить в ином мнении полезную для себя информацию. Умные люди не гонятся за поиском новых аргументов, а стараются извлечь выгоду, например, найти новые идеи.
• Используйте стратегию «баш на баш». Во время встречи думайте не только о себе и своих целях, но и об интересах другой стороны. Иначе к концу переговоров вы не получите результат.
• Работайте со своими эмоциями. Признак настоящего профессионализма – волнение перед встречей, выступлением и даже простой деловой беседой. Это значит, что вам не все равно. Но не стоит показывать всем, насколько сильно вы волнуетесь или, что еще хуже, раздражены. Обратите внимание на свои мимику, жесты. Развивайте навыки ораторского мастерства. Избегайте любых движений, которые демонстрируют, например, ваше нетерпение (постукивание карандашом, постоянное перекладывание ноги на ногу и т.п.).
• Отключайте звук телефона. Будьте вежливыми и относитесь с уважением к своему собеседнику или участникам встречи. На время переговоров уберите мобильный телефон со стола.

Переговоры в бизнес-среде, деловые встречи и совещания требуют не только соблюдения правил делового этикета, но и умения держать свои эмоции при себе. Не реагируйте на эмоциональную окраску речи собеседника, воспринимайте только ее суть. Этот прием поможет сохранить ясный взгляд во время самых горячих переговоров и не упустить важную информацию. И всегда ставьте себя на место другого. Чаще задумывайтесь: не сделали ли вы чего-то, что вызвало эту эмоцию у собеседника?

© «ЖиШи»